Αν είστε εργαζόμενος που δουλεύει εξ αποστάσεως, όπως εγώ, σίγουρα ξέρετε την ελευθερία που συνεπάγεται αυτής της κατάστασης. Εντός λογικών πλαισίων, μπορείτε να ζείτε όπου σας αρέσει και να δουλεύετε όποιες ώρες σας βολεύει. Είμαι οπαδός των σπορ και μου αρέσουν τα ταξίδια, έτσι η δουλειά εξ αποστάσεως ταιριάζει στον τρόπο ζωής μου. Ωστόσο, υπάρχουν και μερικές σημαντικές προκλήσεις.
Η παγκοσμιοποίηση οδηγεί στην ανάπτυξης της εργασίας από το σπίτι. Σύμφωνα με μια έρευνα από την Strategy Analytics, “Το παγκόσμιο κινητό εργατικό δυναμικό πρόκειται να αυξηθεί από 1.52 δισεκατομμύρια το 2017, που αντιστοιχεί στο 39.3% του παγκόσμιου εργατικού δυναμικού, σε 1.88 δισεκατομμύρια το 2023, που αντιστοιχεί στο 43.3% του παγκόσμιου εργατικού δυναμικού.” Σύμφωνα με την IWG, ήδη το 70% των επαγγελματιών δουλεύουν εξ αποστάσεως τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα, ενώ το 53% δουλεύει εξ αποστάσεως τη μισή τουλάχιστον εβδομάδα.
Όλα τα ίδια μοντέλα ομαδικής αποδοτικότητας εφαρμόζονται στις απομακρυσμένες ομάδες αλλά με μερικούς τρόπους ακόμη περισσότερα, επειδή υπόκεινται στη "τυραννία" της απόστασης και των γεωγραφικών, πολιτιστικών και γλωσσολογικών δοκιμασιών που προκύπτουν. Οι αποτελεσματικές εικονικές ομάδες καθοδηγούνται από έξυπνους ηγέτες που καθιερώνουν στην ομάδα ξεκάθαρες διαδικασίες που υποστηρίζουν θετικά τη δυναμική της ομάδας και τις διαδικασίες.
Κοινή Κουλτούρα και Σύνδεση
Η θετική εταιρική κουλτούρα είναι απαραίτητη για τη συμμετοχή των εργαζομένων και την ικανοποίηση στο χώρο εργασίας. Αυξάνει την αφοσίωση και συνδέεται με υψηλότερα ποσοστά παραγωγικότητας. Οι κοινές συνθήκες βοηθάνε στην ενδυνάμωση της εμπιστοσύνης και της αλληλεξάρτησης οδηγώντας σε ανοιχτή επικοινωνία, ομαδική δουλειά και συνεργασία, παράγοντες που είναι απαραίτητοι στις αποτελεσματικές ομάδες με εργαζόμενους εξ αποστάσεως.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους οι ηγέτες μπορούν να ενισχύσουν τη συλλογική ταυτότητα και την κατανόηση στις εικονικές ομάδες. Για να δημιουργηθεί μια κουλτούρα απόδοσης, στόχου και ουσιαστικής δουλειάς ξεκινήστε συζητώντας για την κουλτούρα της ομάδας όλοι μαζί. Το να ανακαλύψετε τι είναι σημαντικό για τον καθένα θα βοηθήσει στη δημιουργία μιας κουλτούρας κατάλληλη για την ομάδα.
Στις εικονικές ομάδες, η κοινωνική απόσταση προκαλεί έλλειψη κοινής ταυτότητας. Ένα κοινό παράπονο των εργαζομένων εξ αποστάσεως είναι ότι είναι δύσκολο να "χτίσεις εμπιστοσύνη" και να δεθείς με τους συναδέλφους. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι η πολιτική του χώρου εργασίας είναι περισσότερο συνηθισμένη, και η σύγκρουση είναι πιο δύσκολο να επιλυθεί.
Παρά το ότι υπάρχει απόσταση, οι κοινές ευθύνες, η συλλογική λήψη αποφάσεων και η τακτική συμμετοχή σε συζητήσεις θα βοηθήσουν την ανάπτυξη της γνωστικής αλληλεξάρτησης. Η ενθάρρυνση μιας κουλτούρας όπου οι πληροφορίες μοιράζονται και οι δραστηριότητες είναι συλλογικές βοηθάει στην ανάπτυξη μιας ενιαίας σκέψης.
Το να προγραμματίζετε να συναντηθείτε πρόσωπο με πρόσωπο για να συμμετέχετε σε δραστηριότητες ανάπτυξης ομαδικού πνεύματος (team building) που προβάλουν την επιθυμητή ομαδική συμπεριφορά βοηθάει στην ενδυνάμωση της σύνδεσης και της παραγωγικότητας. Στο παιχνίδι εικονικής πραγματικότητας, The Infinite Loop, ένα μέλος της ομάδας κάθε φορά φοράει VR handsets για να περιγράψει τον εικονικό κόσμο, ενώ οι συνάδελφοί του στον πραγματικό κόσμο έχουν τις λύσεις. Η επαναλαμβανόμενη μάθηση, σε συνδυασμό με συνεχή ανατροφοδότηση, είναι μια καινοτομία για όσους εργάζονται εξ αποστάσεως και μπορεί γρήγορα να οδηγήσει σε συνεργασία και αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας σε απόμακρες ομάδες.
Ένα άλλο παρόμοιο πρόγραμμα, το Integrity, προσφέρει ένα ασφαλές περιβάλλον μέσα στο οποίο προσαρμόζεται η κατάλληλη συμπεριφορά, εξετάζεται η κουλτούρα της εταιρείας, δημιουργεί προληπτική συζήτηση και βοηθάει στη λήψη ομαδικών αποφάσεων.
Οι υγιείς εργαζόμενοι είναι πιο χαρούμενοι και παραγωγικοί. Ένα συχνό παράπονο των εργαζόμενων εξ αποστάσεως είναι ότι δουλεύουν περισσότερες ώρες, δεν κάνουν διαλείμματα και έχουν ελάχιστη διαφοροποίηση μεταξύ της ζωής τους στο σπίτι και τη δουλειά. Συζητήστε αυτά τα θέματα σαν ομάδα και βρείτε τις στρατηγικές εκείνες για να ενθαρρύνετε υγιείς συνήθειες. Αφιερώστε χρόνο σε δραστηριότητες ευεξίας και mindfulness για την ομάδα. Το Meditainment Online! μπορεί να γίνει οπουδήποτε, όποια στιγμή θέλετε και προωθεί αποδεδειγμένα τη θετική σκέψη, τις καλές συνήθειες ύπνου ενώ ταυτόχρονα απομακρύνει το άγχος.
Οι στρατηγικές που αυξάνουν το αίσθημα κτήσης και αποκλειστικότητας μπορεί να είναι τόσο απλές όσο οι τελετουργίες κοινωνικοποίησης, όπως είναι ο εορτασμός των γενεθλίων των μελών της ομάδας. Είναι πολύ πιο δύσκολο να γίνει αυτό όταν εργάζεσαι εξ αποστάσεως αλλά δεν είναι αδύνατο.
Ο συλλογικός κοινωνικός στόχος έχει θετικά αποτελέσματα στο δέσιμο της ομάδας, στη δημιουργία μιας κοινής ταυτότητας. Στη Catalyst συνεισφέρουμε συλλογικά σε σκοπούς που έχουν νόημα μέσω του παγκόσμιου οργανισμού προσφοράς B1G1. Αυτό ενισχύει την κοινή μας κουλτούρα για προσφορά.
Επικοινωνία
Για τους εργαζόμενους εξ αποστάσεως, οι περισσότερες επαφές γίνονται μέσω τηλεφώνου ή άλλων τεχνολογικών μέσων. Η έλλειψη της γλώσσας του σώματος και της άμεσης ανταπόκρισης αφήνει αυτό το είδος επικοινωνίας ανοιχτό σε διαφορετικές ερμηνείες, πράγμα το οποίο μπορεί να προκαλέσει άγχος και σύγχυση. Επιπλέον, οι απομακρυσμένες ομάδες συχνά περιλαμβάνουν διάφορες υφιστάμενες κουλτούρες. Αυτό δημιουργεί σκέψεις σχετικά με τον τόνο, το τρόπο γραφής, ακόμη και την επιλογή των εργαλείων επικοινωνίας. Το χιούμορ ή μια έξυπνη ατάκα μπορεί να είναι κατάλληλα σε μια κουλτούρα, αλλά και η αγένεια σε μια άλλη.
Το να δημιουργήσουμε μια ευκαιρία για τα άτομα να πουν πώς προτιμούν να επικοινωνούν και σε αντάλλαγμα να αναπτύσσουν κατανόηση των προτιμήσεων των άλλων μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στη δημιουργία ενός αποτελεσματικού πρωτοκόλλου επικοινωνίας και στη επιλογή των σωστών εργαλείων επικοινωνίας. Συναντήσεις με βίντεο αντί για φωνητικές κλήσεις μπορούν να βοηθήσουν στην ύπαρξη λίγης γλώσσας του σώματος μέσα στη συζήτηση. Το να κάνετε βήματα για να αναπτύξετε κοινούς κανόνες επικοινωνίας μπορεί να αυξήσει τη βεβαιότητα και την πιθανότητα.
Αμέτρητες έρευνες έχουν δείξει, ωστόσο, ότι η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο είναι πολύ πιο αποτελεσματική από την ψηφιακή επικοινωνία. Επομένως, όπου είναι δυνατό να δημιουργήσετε την ευκαιρία για τους "εικονικούς" εργαζομένους να συνδέονται προσωπικά, θα έχει σημαντικό αποτέλεσμα στην ανάπτυξη σύνδεσης μεταξύ τους.
Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο για να συμμετέχετε σε βιωματικά παιχνίδια που αυξάνουν την επίγνωση και την εκτίμηση της ατομικής διαφορετικότητας, καθώς και των δυνάμεων του κάθε μέλους της ομάδας, μπορεί να ενισχύσει τη δυναμική της ομάδας σε απομακρυσμένες ομάδες. Η δραστηριότητα ανάπτυξης ομαδικού πνεύματος που βασίζεται και στη χρήση tablets, Escape the Maze, είναι ένας διασκεδαστικός και καθηλωτικός τρόπος να φέρετε την επίγνωση στην ανάληψη ευθυνών σε συλλογικές δραστηριότητες, αλλά και να βελτιώσετε τη δυναμική της ομάδας και την ανάπτυξη μιας κοινής εμπειρίας.
Οι εικονικές ομάδες (virtual teams) θα συνεχίσουν να αυξάνονται. Μέσω ενίσχυσης της κοινής κουλτούρας και της ανάπτυξης ενός ξεκάθαρου πρωτοκόλλου δέσμευσης, οι απομακρυσμένες ομάδες μπορούν να θριαμβεύσουν. Για να είστε αποτελεσματικοί, ωστόσο, οι ομάδες πρέπει να συγκεντρώνονται στο ίδιο γεωγραφικό σημείο κάπου κάπου. Επενδύοντας σε αυτές τις συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο με στοχευμένα βιωματικά εκπαιδευτικά παιχνίδια και δραστηριότητες ανάπτυξης ομαδικού πνεύματος που εστιάζουν σε επιθυμητές ομαδικές συμπεριφορές θα σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε ότι οι "εικονικές" ομάδες μπορούν να είναι και αποτελεσματικές ομάδες.
